Инструкция По Дело Веб
Функциональные возможности системы 'ДЕЛО' 9. Регистрация документов Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.
- Если у Вас возникли проблемы работы с подсистемой «Дело-Web»: В браузере Internet. Краткая инструкция КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЯ.
- Инструкция по проведению web-регистрации на сайте авиакомпании 'РусЛайн', выбор места.
Для подсистемы «ДЕЛО-Web» появилась конкурентная лицензия (КЛ), доступ с которой можно дать любому количеству пользователей, вне зависимости от количества закупленных КЛ. При этом одновременно работать в подсистеме «ДЕЛО-Web» сможет количество пользователей, не превышающее количество закупленных КЛ (см. 13.1 «Добавление учетной записи» Руководства технолога; п. 4 «Запуск подсистемы «ДЕЛО-Web»» Руководства пользователя подсистемы «ДЕЛО-WEB»). 4 Новое в системе «Дело» версии 12.0.0. Типовая инструкция по делопроизводству. СЭД ДЕЛО 17.1 улучшила веб-клиент.
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора. Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:. Отнесение документа к тематическим рубрикам и др. Работа с файлами (электронными документами) К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов.
Файлы записываются в базу данных системы 'ДЕЛО', гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа). Перевод документов из бумажной в электронную форму Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция 'Сканирование'). Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.
(Опция 'Поточное сканирование'). Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией.
Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК. Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:. Форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF); Начиная с версии 8.9.7 появилась возможность печати штрих-кода с РК документа на специальной ленте пользователем, имеющим доступ к функции 'Печать штрих-кода'. Обеспечена возможность открытия РК путем считывания штрих-кода с оригинала документа с помощью ручного сканера. А также появилась возможность поиска документов по штрих-коду. Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY - FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition.
Подробнее см. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль) Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:. Проект резолюции - предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством. Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе 'ДЕЛО'. Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее - исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений. Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя.
Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы. Кабинеты Система предоставляет пользователю 'виртуальное рабочее место' - его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др. Epson l1300 сброс. Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д. Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.
Папки кабинета:. 'На подписи'. В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса. Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся.
Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы. Наличие собственных 'рабочих мест' сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему. Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и 'ролей' участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату - например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др.
(также, как это зачастую имеет место в действительности). Работа с проектами документов Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное). Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции. В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя. Грунтовна підготовка до зно за 100 днів.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта. Прием и внешняя рассылка документов Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения - экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме. Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система 'ДЕЛО' поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. С MS Outlook.
Пользователю предоставляются следующие возможности:. Контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе 'ДЕЛО', установленной в организации-адресате).
Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись).
При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. Система 'ДЕЛО' позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу. Движение документов внутри организации Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями).
Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе.
Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК. При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения. На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч.
По подразделениям). Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом. Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации. Формирование дел В течение текущего года исполненные документы 'списываются в дело', и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов). Функция 'опись дел' обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:.
Инструкция Дело Веб
Возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов. Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку ('В дело'). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело - достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов. Система 'ДЕЛО' обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система 'АРХИВНОЕ ДЕЛО'. Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных. Информационно-справочная работа Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию.
Дело Веб Вход
Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам. Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как 'с нуля', так и на основе ранее созданного шаблона.
В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др. Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы. Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности. В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами.
Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора. Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:. Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.
Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой. Удаленный доступ к данным и функциям В системе 'ДЕЛО' реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция 'ДЕЛО -WEB'), позволяющий работать с документами через Internet Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.
'ДЕЛО-WEB' предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:. Разграничение прав доступа к данным и функциям.
Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе 'ДЕЛО' стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция 'ДЕЛО-WEB' - необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети 'основной компании', становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. П.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле. Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.
Общество с ограниченной ответственностью 'Бета' ООО 'Бета' УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО 'Бета' А.И. Звуки снайперской винтовки. Петров Должностная инструкция разработчика Web и мультимедийных приложений № 197-ДИ г.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Разработчика Web и мультимедийных приложений ООО 'Бета'.
Разработчик Web и мультимедийных приложений назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО 'Бета' по представлению начальника IT-отдела. Разработчик Web и мультимедийных приложений подчиняется непосредственно начальнику IT-отдела. На должность Разработчика Web и мультимедийных приложений назначается лицо, имеющее высшее образование – бакалавриат и опыт практической работы в области разработки информационных ресурсов не менее одного года.